Como eu abordo e-mail

Recentemente, me desliguei da empresa que trabalhei por cinco anos. Ao longo desses cinco anos, estimo que recebi em torno de 46 mil mensagens — uma média de 25 mensagens por dia.

Quando conto isso, a reação que recebo é ou de me perguntar como eu aguentei isso, ou de tentar competir comigo em número de e-mails recebidos. Mas ninguém jamais tentou me provar que a sua conta de e-mail era mais organizada que a minha — não porque eu provo que a minha é mais organizada, mas porque ninguém aborda o assunto.

Organizar uma conta de e-mail exige dois passos: pensar e executar. Pensar é perguntar “sobre o quê é isso?” Executar é criar a pasta sobre o assunto e mover o e-mail para lá. Parece simples, mas se fosse, você já teria feito.1

A primeira regra da organização de e-mails é começar a organizar apenas o que você recebeu nas últimas duas semanas. Se alguém não lhe cobrou sobre algo que está perdido há duas semanas na sua caixa de entrada, esse e-mail pode ser ignorado. Qualquer e-mail mais velho que duas semanas que está na sua caixa de entrada deve ser movido para uma pasta de armazenamento com um nome óbvio, como Antes de 29-02-2016.

Para mim, todo e-mail é um objeto de referência: ou como consulta para resposta posterior, ou para manter registro uma vez que qualquer ação exigida tenha sido efetuada. O objetivo do armazenamento dessas mensagens é isolar o assunto principal delas, armazenando-as em pastas que sejam óbvias. Se você precisou pensar em qual pasta você armazenou um e-mail, há algo de errado na sua organização.

“Quantas pastas são suficientes?” é uma pergunta que não deveria passar por sua cabeça. Para exemplificar, a minha conta de e-mail tem 766 pastas. Dessas, 634 são dedicadas aos hortos florestais do nosso principal cliente que eram monitorados e vistoriados por nós, enquanto 132 abrangem outros assuntos, como relatórios de outros clientes, questões administrativas, minutas de reuniões, cronogramas, recibos de compra, documentos da família etc. Para mim, inclusive, 766 pastas não eram suficientes: deixei de criar muitas pastas por por pura preguiça.

Novamente, cada pasta deve ser tão óbvia que não há esforço mental para lembrar sobre o quê cada uma trata. Sua empresa provedora de TV a cabo tem um nome, e esse deve ser o nome da pasta onde a conta digital é armazenada. Uma pasta Casamento/Planejamento pode conter todos os e-mails necessários para planejar o seu casamento, assim como um Casamento/Documentos pode conter as respostas dos cartórios com a listagem de documentos que cada um exige. Se você se cadastrou em um concurso, o recibo de pagamento pode ir em Consursos, ou se você é concurseiro, pode precisar de mais pastas com o estilo Concursos/Nome do concurso. Advogados podem ser beneficiados ao criar subdivisões para cada cliente, como Fulano/Provas, Fulano/Cobranças, Fulano/Agendamentos etc.

Se quiser filosofar ou trocar ideias sobre e-mail, meu Twitter é @rodrigolj.


  1. Organizar e-mail é uma tarefa que demanda tempo não só para executar, mas para planejar a organização. Se o seu caso é esse e você tiver condições financeiras, contrate um assistente, sem medo de parecer que “está ostentando”. Isso não vai lhe isentar de planejar a organização dos e-mails, mas vai lhe isentar de executar a organização. 
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