Problemas em Software as a Service (SaaS), como no Wunderlist hoje, provam como ainda é crucial uma cópia offline de informações críticas ao seu trabalho. Quatro horas, no meio do expediente de trabalho de uma quarta-feira, sem a sua lista de tarefas? Em 2016? Inconcebível.

Sempre procure sincronizar os dados do seu SaaS de alguma forma offline. O SaaS que eu trabalho tem uma maneira de sincronizar via Dropbox o grosso das informações, mas se você esquecer de deixar o Dropbox rodando, pode estar com informações defasadas. Gmail? Sempre bom ter um backup no Outlook, a extensão de Gmail Offline ou algo parecido, para consultá-lo fora do ar.

Esteja sempre precavido para evitar perda de produtividade e vendas. Não apenas com as coisas físicas, mas também com as digitais.

Cinco ferramentas de produtividade em 2016

Resolvi compartilhar uma lista de todos os aplicativos do Windows que eu utilizo diariamente para aumentar minha produtividade. Esta é a versão de 2016. Farei uma nova no futuro, se necessário.

f.lux

flux-shot
Tela principal do f.lux.

Utilizo o f.lux para não desgastar minha visão. Ele automaticamente ajusta a luminosidade da tela quando o sol se põe e nasce, baseado na sua localização.

Como isso é produtivo? Consigo trabalhar mais horas sem precisar de colírio com corticoide. Se você tem problema com a luminosidade da tela durante a noite, o f.lux é o que você precisa.

O f.lux é gratuito para baixar em https://justgetflux.com/. Tem versão para MacOS.

Breevy

breevy_anim
Exemplo do Breevy em funcionamento.

Similar ao TextExpander para o MacOS, o Breevy para Windows é um programa que permite criar uma abreviação para um texto muito mais longo ou difícil de lembrar. Por exemplo, é possível configurar para que a palavra “meuend” escreva todo o endereço da sua casa ou escritório; ou “meucnpj” para escrever todo o CNPJ da sua empresa.

Ele também faz cálculos de data. Caso você tenha um prazo padrão de cinco dias corridos para o vencimento dos boletos, é possível criar abreviações como “datahoje” para a data de hoje e “datacincodias” para que o Breevy retorne o dia correto do vencimento.

O Breevy pode ser testado por 30 dias gratuitamente, baixando em http://www.16software.com/breevy/.

Clipboard History

clipboardhistory
Exemplo do meu Clipboard History enquanto eu escrevia este artigo.

O Clipboard History permite que você acesse as últimas dez coisas que copiou e colou no seu Windows utilizando uma tecla de atalho que você escolhe. Isso evita o retrabalho de ficar copiando e colando novamente as duas ou três últimas informações que você precisa para preencher um e-mail ou planilha. Como um bônus, se você copia e cola uma informação todo dia, pode fixá-la ao menu para que ela nunca desapareça.

O Clipboard History é gratuito e pode ser baixado em http://www.outertech.com/en/clipboard-history. Não tenho um similar para MacOS.

Listary

find-as-you-type-explorer-1
O funcionamento mais básico do Listary.

O Listary é uma caixa de texto que permite que você busque qualquer coisa no seu computador. Precisa abrir o Excel? Basta escrever “excel” no Listary. Precisa abrir a pasta que está com o arquivo “planilha1.xlsx”? Escreva “planilha1” no Listary, selecione o arquivo “planilha1.xlsx” e use a combinação de teclas Ctrl+O e use a opção “Abrir a Pasta”.

Um exemplo pessoal do meu uso do Listary é que minha empresa tem várias pastas com informações redundantes: uma pasta onde trabalhamos, e duas outras que tem quase as mesmas informações, mas que são geradas automaticamente. Para que eu não me confunda com as pastas, eu defini uma palavra-chave “pastaprincipal” para acessá-la no Listary, de forma que quando eu quero encontrar um arquivo “folder.pdf” dentro dela, eu escrevo “pastaprincipal folder.pdf” e encontro apenas um, ao invés de três arquivos.

Além disso, o Listary adiciona um menu no Windows para quando você clica duas vezes com o mouse em uma pasta ou na sua Área de Trabalho. Lá, você pode adicionar pastas e arquivos que você usa diariamente como favoritos, tornando o Listary em um programa útil não só para aqueles que gostam de comandos de teclado.

A versão gratuita do Listary pode ser baixada em http://www.listary.com/. O aplicativo similar para MacOS é o Alfred.

7+ Taskbar Tweaker

O 7+ Taskbar Tweaker permite desabilitar a função nativa do Windows (7 em diante) de agrupar as janelas de um mesmo programa sob um só ícone na Barra de Tarefas. Você pode comparar o efeito na imagem abaixo.

7taskbartweaker
Comparação do uso de três pastas de trabalho do Excel na Barra de Tarefas normal do Windows (acima) com a Barra de Tarefas usando o 7+ Taskbar Tweaker (abaixo).

Como eu abordo e-mail

Recentemente, me desliguei da empresa que trabalhei por cinco anos. Ao longo desses cinco anos, estimo que recebi em torno de 46 mil mensagens — uma média de 25 mensagens por dia.

Quando conto isso, a reação que recebo é ou de me perguntar como eu aguentei isso, ou de tentar competir comigo em número de e-mails recebidos. Mas ninguém jamais tentou me provar que a sua conta de e-mail era mais organizada que a minha — não porque eu provo que a minha é mais organizada, mas porque ninguém aborda o assunto.

Organizar uma conta de e-mail exige dois passos: pensar e executar. Pensar é perguntar “sobre o quê é isso?” Executar é criar a pasta sobre o assunto e mover o e-mail para lá. Parece simples, mas se fosse, você já teria feito.1

A primeira regra da organização de e-mails é começar a organizar apenas o que você recebeu nas últimas duas semanas. Se alguém não lhe cobrou sobre algo que está perdido há duas semanas na sua caixa de entrada, esse e-mail pode ser ignorado. Qualquer e-mail mais velho que duas semanas que está na sua caixa de entrada deve ser movido para uma pasta de armazenamento com um nome óbvio, como Antes de 29-02-2016.

Para mim, todo e-mail é um objeto de referência: ou como consulta para resposta posterior, ou para manter registro uma vez que qualquer ação exigida tenha sido efetuada. O objetivo do armazenamento dessas mensagens é isolar o assunto principal delas, armazenando-as em pastas que sejam óbvias. Se você precisou pensar em qual pasta você armazenou um e-mail, há algo de errado na sua organização.

“Quantas pastas são suficientes?” é uma pergunta que não deveria passar por sua cabeça. Para exemplificar, a minha conta de e-mail tem 766 pastas. Dessas, 634 são dedicadas aos hortos florestais do nosso principal cliente que eram monitorados e vistoriados por nós, enquanto 132 abrangem outros assuntos, como relatórios de outros clientes, questões administrativas, minutas de reuniões, cronogramas, recibos de compra, documentos da família etc. Para mim, inclusive, 766 pastas não eram suficientes: deixei de criar muitas pastas por por pura preguiça.

Novamente, cada pasta deve ser tão óbvia que não há esforço mental para lembrar sobre o quê cada uma trata. Sua empresa provedora de TV a cabo tem um nome, e esse deve ser o nome da pasta onde a conta digital é armazenada. Uma pasta Casamento/Planejamento pode conter todos os e-mails necessários para planejar o seu casamento, assim como um Casamento/Documentos pode conter as respostas dos cartórios com a listagem de documentos que cada um exige. Se você se cadastrou em um concurso, o recibo de pagamento pode ir em Consursos, ou se você é concurseiro, pode precisar de mais pastas com o estilo Concursos/Nome do concurso. Advogados podem ser beneficiados ao criar subdivisões para cada cliente, como Fulano/Provas, Fulano/Cobranças, Fulano/Agendamentos etc.

Se quiser filosofar ou trocar ideias sobre e-mail, meu Twitter é @rodrigolj.


  1. Organizar e-mail é uma tarefa que demanda tempo não só para executar, mas para planejar a organização. Se o seu caso é esse e você tiver condições financeiras, contrate um assistente, sem medo de parecer que “está ostentando”. Isso não vai lhe isentar de planejar a organização dos e-mails, mas vai lhe isentar de executar a organização. 

Agendas digitais são horríveis

Você entra no seu Google Agenda e começa a escrever “Ligar para Fulano”. Nesse momento, você pensa: “Hmm, acho que é uma boa ideia eu anexar o meu contato do Google Contatos do Fulano neste compromisso para que eu possa fazer a ligação nesse dia.”

O problema? Não existe essa opção.

E tem gente pedindo isso desde 2009.

Acho que pior ainda são os jornalistas fazendo resenhas sobre esses aplicativos. Vou traduzir abaixo uma parte do post do website Android Authority, chamado “Os 10 Melhores Apps De Agenda Para O Android”:

CalenGoo é um dos aplicativos de agenda que vem fazendo tudo certo por um longo tempo, mas não teve muita publicidade. A interface é um pouco antiquada, mas ainda é muito efetiva e vem com várias visualizações, cores para eventos etc. para ajudar-lhe a organizar sua vida ocupada junto com várias outras funcionalidades. Você pode escolher vários designs para fazer com que seu aplicativo pareça um pouco mais com o que você quer e também vem com suporte ao Evernote e Google Calendar. Também dá suporte ao Android Wear se isso é algo que você gosta.

Isso é a arte de escrever 518 caracteres em inglês sem dizer nada de útil. De fato, não sei se esse autor saberia o que é útil em uma agenda para uma pessoa de negócios, por ser um jornalista; ou para uma mãe, por ser homem. Toda vez que um jornalista fica preguiçoso, esse tipo de artigo é o resultado. E nada deixa um jornalista mais preguiçoso do que fazer resenha de agenda digital.

Então, não tendo encontrado um serviço que faça o que eu acredito ser o mínimo necessário, gostaria de responder à seguinte pergunta:

Como deveria ser uma agenda digital?

Fora os campos básicos que uma agenda digital já tem hoje, ela deveria ter estes itens que são importantes para cobrir todas as possibilidades mais básicas, mas que geralmente não são encontrados nos serviços e aplicativos de agenda:

  • Fonte de largura condensada na visualização de dia, semana e mês;
  • Uma visualização de programação onde seja possível ver o título completo do compromisso, por mais longo que seja;
  • Uma visualização onde seja possível ler todos os detalhes do evento sem abrí-lo;
  • Ter “contextos” ao invés de locais;
  • Avisar quando um local estará fechado;
  • Acessar um site ou aplicativo de mapas direto da agenda;
  • Definir tempo de deslocamento de um compromisso;
  • Avisar o período de horas sem compromissos, de forma gráfica;
  • Anexar contatos ou digitar dados do contato;
  • Capacidade de marcar compromisso como concluído.

Abaixo discuto melhor cada um desses pontos.

Aparência

Legibilidade é crucial em uma agenda. Fontes de largura condensada permitem manter legibilidade sem sacrificar espaço em tela, ou no mínimo ler mais caracteres antes que o espaço acabe. E ele sempre acaba.

Por isso que é importante uma visualização onde o título completo está sendo exibido na íntegra. Um bom título deve dizer tanto o que você precisa fazer, com quem precisa fazer, e qual é o resultado esperado disso. “Ligar para dentista para marcar revisão do aparelho”, por mais sucinto que você tente ser, não cabe no Google Agenda de Android. Como eu sei disso? Eu testei. Eu criei um compromisso com esse nome no Google Agenda de Androide ele termina na palavra “revi…”

Vou aproveitar a deixa de que critiquei duas vezes o Google Agenda e vou tecer um elogio: no Agenda de computador, a visualização onde é possível ler os detalhes digitados de um evento sem abrí-lo existe, mas não inteiramente. Se você digitou alguma descrição do evento, ele não aparece.

Localização e tempo

Localização é importantíssima. Se você deixa um compromisso sem localização, deveria sinalizar que você pode fazê-lo em qualquer lugar que estiver naquele momento; da mesma forma, se você digita a localização em um compromisso, isso deveria sinalizar que aquele é o único lugar onde aquela tarefa pode ser concluída.

Mas a maior parte dos compromissos acontece em locais corriqueiros: sua casa, seu escritório, seu supermercado mais visitado, um fornecedor que você visita semanalmente, a escola da sua criança ou a pet store. Isso são contextos: “em casa”, “no escritório”, etc. Se você pudesse digitar o nome desse contexto na sua agenda e receber as informações relevantes sobre ele, como um alerta vermelho se o horário de funcionamento é incompatível com o horário que você está determinando para o compromisso (isso deveria ser editável pelo usuário), a facilidade de uso da localização seria maior.

Dito isso, quando você cria um compromisso, a agenda deveria analisar três coisas: sua localização atual, a localização do seu compromisso anterior e do seu compromisso posterior. Com base nas informações de trânsito disponíveis, a agenda deve avaliar se você vai chegar a tempo de onde você está ou do seu compromisso anterior, além de avaliar se você vai chegar a tempo para o próximo compromisso.

O tempo que você tem livre é tão ou mais importante do que o tempo que você está ocupado. Por isso, qualquer agenda deveria mostrar o tempo que você tem disponível e por isso é crucial que a sua agenda possa avaliar sozinha quanto tempo livre você realmente tem, descontando os deslocamentos.

Contatos

Contatos precisam da sua própria área. Contatos não são convites, contatos não são anexos, contatos não são pra ter seus celulares escritos no nome do compromisso e muito menos no campo de localização. Não é difícil: nome completo, endereço completo, telefones e e-mails, tendo a opção de excluir da visualização os dados que você não quer que apareça — por exemplo, se não vai mandar carta, não precisa do endereço.

Status

Existem dois tipos de status: não concluído e concluído. Se algo foi concluído, deve poder ser marcado dessa forma. Compromissos são nada mais que tarefas com data marcada, e você nunca usaria uma lista de tarefas que não pudesse marcar como concluída.

Como desabilitar notificações chatas do Android Lollipop

Alguém na Google pensou que seria uma boa ideia ter uma caixa de mensagens cobrindo 1/8 da tela sempre que uma notificação nova chega em um celular com Android Lollipop, seja do WhatsApp ou do Candy Crush.

179014d1433064936t-can-you-turn-off-pop-up-text-notifications-screenshot_2015-05-31-13-22-36
pareciaumaboaideianaepoca.jpg

Contudo, com as Opções de Desenvolvedor desbloqueadas, a Depuração Android ligada e o Android SDK instalado, dá pra fazer os seguintes comandos no seu Prompt de Comando (ou terminal no OSX ou Linux):

adb shell
settings put global heads_up_notifications_enabled 0
exit
adb reboot

Isso deve reiniciar o seu celular e aquele lixo de notificação não deve mais incomodar.

“Mas Rodrigo, não tem outro jeito?” Não. Agradeça ao Larry Page.

“Mas Rodrigo, pelo menos eles deram a ferramenta, já a Apple…”

Cara, de boa, se você quer dar opção de verdade pro cliente, você não esconde sob 15 camadas de obscuridade em um comando de terminal que 90% da sua base de usuários não sabe usar.

Sim, estou indignado.

Empreendedorismo não requer educação

Empreendedorismo não requer educação

A maioria dos cursos de nível acadêmico – Administração de Empresas, especialmente – não estimulam o desenvolvimento do espírito empreendedor. Muito ao contrário, o inibem com a complexidade de análises de viabilidade exigidas que terminam inviabilizando qualquer sonho ou aspiração de pessoas mais independentes.

Neste poder de “castração” da livre iniciativa a escola só perde para a estrutura familiar que continua educando seus filhos para o modelo do emprego convencional. Exemplo disto é o caso de pais que ainda orientam seus filhos dentro da mentalidade exclusiva de “conseguir um bom emprego numa grande empresa, de preferência multinacional”.

E este fenômeno é mais comum na classe média, que se acostumou com a falsa idéia da segurança e “status” do vínculo empregatício que assegure um rendimento no final do mês. Mesmo que esta pessoa passe a vida toda insatisfeita com a sua situação. Valoriza-se uma pseudo-segurança em detrimento da realização pessoal e profissional.

O Renato Berhoeft tem uma certa razão: as instituições de ensino atuais, com raras exceções, não são estruturadas para criar empreendedores.

O que ele não compreende é que empreendedores não se formam. Eles nascem empreendedores, ou aprendem com a vida a ser empreendedores, mas nunca se formam.

Acontece que em websites como a Administradores.com e outras do ramo, dentro e fora do Brasil, os escritores tendem a ser defensores daquilo que eles gostariam para si mesmos — como é instintivo ao ser humano — com pouca preocupação se isso é benéfico para o mundo ou condiz com a realidade. Por exemplo, presumir que todo mundo é um empreendedor por dentro, e que tudo que eles precisam é educação formal voltada para o empreendedorismo.

Empreendedores não costumam vir da Administração. Seria correto então culparmos o curso pela falta de empreendedores? De jeito nenhum! Vou contar um segredo, perdido sob montanhas de artigos tão ruins quanto esse, sobre empreendedorismo:

Para você ser empreendedor, precisa apenas saber um ofício. A educação necessária é proporcional à exigência do ofício. Se o ofício não exige educação formal, você pode ser um empreendedor, ainda que analfabeto.

Sim, ambos Bill Gates e Mark Zuckerberg saíram de Harvard. Quais eram seus cursos? Gates fez Matemática Aplicada. Zuckerberg fazia Ciências da Computação e Psicologia. Mas um dos mais antigos empreendedores, Walt Disney, largou o Ensino Médio, foi pra França dirigir ambulância e voltou para os EUA para começar seu estúdio de animação, aos 16 anos de idade.

Walt Disney nunca soube se uma solução de bromo em tetracloreto de carbono conduz ou não corrente elétrica: ele estava muito ocupado desenhando. E se ele chegasse a cursar administração, ele provavelmente passaria a aula inteira de Estrutura e Interpretação de Balanços rabiscando no caderno, fazendo príncipes e princesas em cada uma das folhas, só para vê-los se mover.

Eu sei que dói ouvir isso, mas a verdade é que a Administração é totalmente irrelevante para o empreendedorismo. Ela é um coadjuvante, de suma importância para a sobrevivência de um negócio criado por um empreendedor, mas nada além de um coadjuvante. Para que a administração se torne relevante, ela precisa reconhecer que ela existe para fazer malabarismos financeiros e organizacionais que permitam a esses loucos de educação formal limitada tornar reais suas visões empreendedoras.

Por fim, gostaria de deixar um recado para as pessoas que não são empreendedoras: não fiquem envergonhadas. Para cada fundador egocêntrico e sonhador, centenas de pessoas nascem com o talento para escutá-lo e tornar aquilo que ele sonha em realidade. Sua importância nunca poderá ser diminuída por um lunático que os chama de “apenas empregados”.

Microfones para podcasting

Um post de Marco Arment sobre bons microfones para podcasting. Já veterano da mídia, o atual apresentador do Accidental Tech Podcast apontou já em um dos seus episódios que engenheiros de som que tentam dar sugestões de bons microfones acabam se prendendo em detalhes que são pertinentes a problemas causados por sistemas de som analógicos ou em espaços amplos, ou em estúdios bem estruturados, que não são o caso da pessoa que vai fazer podcast dentro de casa. Essa é a sua tentativa de ajudar alguém que quer entrar no ramo.

Sobre o preço das coisas: sim, você deve gastar 500 dólares, além dos impostos, no equipamento. Mas se você criou um podcast hoje e não está pensando em lucrar com ele, deveria se perguntar se não é melhor ficar com o microfone do headset mesmo — a Microsoft vende um bem legal por uns 250 reais.

O modelo que o Accidental Tech Podcast e outros do ramo seguem é de ter episódios de uma hora ou mais, e cada um tem três anunciantes, sendo que cada anunciante paga uns 200 dólares por propaganda. Quatro episódios por mês trazem uma receita de U$ 2.400, talvez mais em podcasts tão populares quanto o dele. Não é o suficiente para largar o emprego, mas adequado para fazer um bom pé de meia.